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7 Tipps für eine effiziente Arbeitsschutzsitzung

7 Tipps für eine effiziente Arbeitsschutzsitzung

Sitzungen und Besprechungen sind für Sie als Sicherheitsfachkraft ebenso unvermeidlich wie zeitraubend – genauso wie für die anderen Teilnehmer. Deshalb sollten Sie sie so effizient wie möglich gestalten und Störfaktoren und Zeitkiller ausschalten. Mit den folgenden 7 Tipps gelingt Ihnen das optimal.

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Über den Autor

Holger Kück ist Geschäftsführer der KUECK Industries Ltd. Als Sicherheitsingenieur verfügt Holger Kück über langjährige Berufserfahrung. Die Unterweisung von Mitarbeitern gehört zu seinem Tagesgeschäft. Aufgrund eines eigenen Seminargeschäfts hält er für seine Leser Tipps und Methoden bereit, die einfach anzuwenden sind.

1. Schriftliche Tagesordnung: Zur besseren Vorbereitung sollte jeder den Zeitplan sowie die Themen und Ziele vorher kennen. Verteilen Sie deshalb rechtzeitig eine Tagesordnung. Auch wenn Sie dringende Besprechungen telefonisch vereinbaren, geben Sie die Themen immer genau an. Also nicht: „Kann ich Sie mal wegen der Vorsorgeuntersuchungen sprechen?“, sondern: „Die Vorsorgeuntersuchung hat ergeben, dass Herr Meier nicht mehr schwer heben kann. Ich möchte mit Ihnen besprechen, wie wir ihn jetzt einsetzen können.“

2. Störungen verhindern: Handys sind tabu, Unbeteiligte bleiben draußen. Privatgespräche in der Besprechung beenden Sie meist schon durch Blickkontakt mit den Störern. Oft hilft es auch, wenn Sie plötzlich einen Moment schweigen. Ganz Beharrliche sprechen Sie in ruhigem Ton direkt an.

3. Abgleitende Diskussionen: Wenn das Gespräch abschweift, lenken Sie es wieder zum Hauptpunkt zurück. Verweisen Sie dabei auf die Tagesordnung. Einigen Sie sich ggf. darauf, das Nebenthema in der nächsten Besprechung zu behandeln.

4. Vielredner bremsen: Wenn jemand nicht auf den Punkt kommt oder kein Ende findet, versuchen Sie, seinen Gedankengang nachzuvollziehen. Unterbrechen Sie ihn dann höflich, indem Sie seine Ausführungen zu einer Kernaussage zusammenfassen. Bitten Sie Vielredner notfalls deutlich, sich im Interesse aller kurz zu fassen.

5. Killerphrasen: Lassen Sie sich nicht durch Killerphrasen wie: „Schon wieder Sie mit Ihren …“ oder „Das war schon immer so“ aus der Ruhe bringen. Gehen Sie einfach darüber hinweg und fahren Sie mit Ihren Ausführungen fort – aber nur, wenn Sie wirklich sicher sind, dass die Einwände unsachlich sind. Andernfalls prüfen Sie, ob Ihr Gegenüber vielleicht mehr Informationen hat als Sie, und fragen Sie gezielt nach.

6. Fakten, Fakten, Fakten: Je mehr Sie wissen, desto überzeugender können Sie argumentieren: Halten deshalb alle wichtigen Daten zum Problem bereit. Also nicht: „Die Kollegen sind immer öfter krank“, sondern: „Im Formenbau haben wir in der ersten Jahreshälfte 75 AU-Tage gehabt, im ganzen letzten Jahr waren es nur 50.“

7. Erstellen Sie ein Ergebnisprotokoll: Fassen Sie nach der Sitzung die wichtigsten Ergebnisse stichwortartig zusammen und verteilen Sie sie an die Teilnehmer – am besten sofort. Wenn Aufgaben vergeben wurden: Verantwortliche und Termine notieren! Wichtig: Besonders wenn die Diskussion sehr kontrovers verlief, empfi ehlt es sich, dass die Empfänger das Protokoll gegenzeichnen. So kann niemand hinterher eine Maßnahme torpedieren, weil sie so nicht beschlossen worden sei.

 

Einfach in der Vorbereitung,
souverän in der Umsetzung!
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